Automatische E-Mail-Kontakte für bestehende Geschäftspartner
Adressen aus empfangenen Microsoft-365-E-Mails als Geschäftspartnerkontakte nutzen. Website-Domains abgleichen, Ausschlüsse verwalten und dieselbe Adresse nicht wiederholt prüfen.
Wie funktionieren automatische E-Mail-Kontakte?
Nach Aktivierung durch einen System-Admin liest ein begrenzter Worker Absender sowie An- und CC-Adressen mit Anzeigenamen aus Nachrichtenmetadaten. Eine passende Website-Domain ordnet den Kontakt einem bestehenden Geschäftspartner in SAP Business One oder Salesforce zu. Betreff, Inhalt, Signaturen und Anhänge werden nicht angefordert.
Kontakte aus Metadaten mit Firmenkontrolle
Bestehende Firmen zuordnen
E-Mail-Domain oder Unterdomain mit der indexierten Partnerwebsite vergleichen. Kontakte zu bestehenden ERP-Partnern hinzufügen und firmenbezogen im Konfigurator speichern. Mehrdeutige Zuordnungen werden übersprungen.
Zugriff und Ausschlüsse steuern
Nur System-Admins aktivieren die Prüfung. Company-Admins sehen Ergebnisse und pflegen Adress-, Domain- und Postfachausschlüsse bei aktiver Funktion. Einfache *-Muster filtern unerwünschte Adressen vor der Partnerverarbeitung.
Wiederholte Adressen überspringen
Ein kompaktes firmenbezogenes E-Mail-Merkmal verhindert erneute Prüfungen über Postfächer und historische Läufe hinweg. Bestehende ERP-Kontakte bleiben unverändert. Es entsteht kein Nachrichtenarchiv.
So funktioniert es
- 1
Microsoft-Zugriff einrichten
Ein System-Admin richtet die Anwendungsberechtigungen anhand der geschützten, druckbaren Anleitung manuell ein.
- 2
Für die Firma aktivieren
Nach der ERP-Freigabe Prüfung aktivieren und Ausschlüsse festlegen. Automatische Verarbeitung beginnt mit nach Aktivierung empfangenen Nachrichten.
- 3
Zuordnen und ergänzen
Der Worker gleicht Absender-, An- und CC-Adressen mit Website-Domains ab und ergänzt Kontakte bei unterstützten bestehenden Partnern.
- 4
Ergebnisse und Historie prüfen
Kontaktergebnisse in den Firmeneinstellungen ansehen. Ein System-Admin kann alte E-Mails ab gewähltem Datum bis zur Aktivierung prüfen lassen.
Beispiel: neuer Lieferantenkontakt in einer empfangenen E-Mail
Eine empfangene Nachricht enthält Jane mit sales.partner.example. Ein bestehender Partner nutzt www.partner.example als Website. Bei aktiver Prüfung ohne Ausschluss behält der Worker den Anzeigenamen, teilt mögliche Namensbestandteile auf und ergänzt den E-Mail-Kontakt. Weitere Vorkommen derselben Adresse werden für diese Firma übersprungen.
Ein Domainabgleich bestätigt weder Identität noch Beschäftigung. Mehrdeutige Partner, nicht unterstützte Anbieter und unklare Schreibresultate benötigen Prüfung. Nachrichten im Gesendet-Ordner und Entwürfe sind ausgeschlossen; dies ist kein vollständiges Mailarchiv. Nur über Microsoft Graph zugängliche Nachrichten sind prüfbar. Im ERP wird kein neuer Geschäftspartner angelegt.
Häufig gestellte Fragen
Liest der Worker E-Mail-Inhalte?
Welche Systeme erhalten neue Kontakte?
Wer darf die Prüfung und alte E-Mails freigeben?
Wie werden Laufzeit und Dublettenprüfungen begrenzt?
Welchen Datensatz oder welches System möchten Sie angehen?
Richten Sie den Firmenbereich ein oder beschreiben Sie über Kontakt Ihr ERP und die Aufgabe bei den Stammdaten.